Integritetspolicy för kunder och samarbetspartners

Denna Integritetspolicy gäller från och med den 25 maj 2018 för FG Nordic Group (”FGN”). Syftet är att du ska få veta hur FGN behandlar dina personuppgifter, vad FGN använder dem till, vilka som får ta del av dem samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter. Policyn omfattar de behandlingar av personuppgifter som utförs i FGN:s verksamhet och som avser kunder och samarbetspartners såsom t.ex. återförsäljare och installatörer.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Dataskyddsreglerna är det regelverk som finns till skydd för den personliga integriteten när personuppgifter behandlas. FGN värnar om din integritet och vill att du ska känna dig trygg med den behandling av personuppgifter som sker inom ramen för FGN verksamhet. För att uppfylla dataskyddsreglerna har FGN genomfört ett dataskyddsprojekt och anpassat verksamheten efter gällande lagstiftning. Vi utbildar också vår personal, bland annat genom utbildning utförd av jurist, för att höja medvetenheten om vikten av att hantera personuppgifter på ett säkert och korrekt sätt.  

Om FGN ska behandla personuppgifter inom ramen för sin verksamhet måste det finnas ett berättigat ändamål och en rättslig grund för behandlingen för att den ska vara tillåten. I annat fall ska behandlingen upphöra. Vidare strävar FGN efter att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för varje ändamål och att använda de minst integritetskänsliga personuppgifterna. Uppgifterna ska inte heller behandlas längre än nödvändigt. FGN skyddar alltid dina personuppgifter mot intrång och incidenter med de säkerhetsåtgärder som krävs i varje enskilt fall.

Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

Vi samlar in och registrerar två typer av data om dig – kunddata och affärsdata.

Kunddata är grundläggande kontaktuppgifter till dig, såsom exempelvis namn, adress, e-postadress och telefonnummer. Det kan även vara information om vilka produkter eller tjänster du använder från oss och hur du använder dem, beställningar, användar-id, lösenord och annan information som du lämnar eller vi kommunicerar i dina kontakter med oss.

Affärsdata är uppgifter som är kopplade till vilka produkter eller tjänster du erhåller från FGN och vad som händer när du använder våra produkter eller tjänster. Det kan handla om uppgifter för att kunna ge support, leverera eller fakturera för produkterna eller tjänsterna, men också för att registrera uppgifter kring skador och garantiåtagande såsom vem som har använt produkten, under vilken tid och vem som har utfört installation av en produkt.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vi samlar in och registrerar vissa uppgifter om dig för att kunna administrera vårt affärsförhållande, skicka relevant information samt erbjuda och tillhandahålla våra produkter eller tjänster. För att behandla personuppgifter måste det finns stöd i dataskyddsreglerna, en så kallad rättslig grund. Det betyder att det krävs att behandlingen är nödvändig för att fullgöra och administrera ett avtalsförhållande, en rättslig förpliktelse, efter en intresseavvägning eller sedan du lämnat ditt samtycke till behandlingen.

I de allra flesta fall behandlar FGN dina personuppgifter för att fullgöra och administrera vårt avtalsförhållande. I vissa fall registrerar vi kunddata för att det pågår eller planeras samtal kring möjliga samarbeten, och då är den rättsliga grunden en intresseavvägning. FGN har då ett berättigat intresse av att behandla uppgifterna för att kunna planera eller genomföra samarbetet.

Hur samlar vi in personuppgifter?

Vi samlar in och registrerar data som a) du lämnar själv när du eller det bolag som du representerar blir kund hos oss och när du kommunicerar med oss, exempelvis vid möten och konferenser, b) skapas när du använder någon av våra produkter eller digitala tjänster, till exempel när du besöker vår hemsida, loggar in via vår supporttjänst, ringer eller skickar e-post.

Vilka har tillgång till dina personuppgifter?

Behörighet att behandla personuppgifterna har de anställda hos FGN som har ett berättigat skäl enligt ändamålet för behandlingen att ha tillgång till informationen. Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till underleverantörer och andra bolag inom vår koncern som behandlar uppgifter för vår räkning. Orsaken är att vi för vissa tjänster har drift samlat på ett annat bolag inom koncernen eller hos en underleverantör. Dessa parter får dock inte använda uppgifter om dig för andra ändamål än de som vi anger.

Vi är också skyldiga att lämna ut uppgifter på begäran enligt lag och myndighetsbeslut, exempelvis till skattemyndigheten eller polisen.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Uppgifter sparas så länge vårt avtalsförhållande består eller så länge det finns ett berättigat skäl att underhålla vår relation baserat på möjliga samarbeten. Uppgifter som måste sparas enligt lag, exempelvis bokföringsunderlag och underlag för beskattning, sparas under den tid lag föreskriver.

Vilka rättigheter har du? 

Du har rätt att veta vilka personuppgifter vi har registrerat om dig, varför och hur vi behandlar dem. Enligt dataskyddsreglerna har du följande rättigheter:

• Rätt till tillgång (begära ett registerutdrag över vår behandling)

• Rätt till rättelse (om du upptäcker en felaktighet ska vi rätta eller komplettera våra register)

• Rätt till radering (uppgifter som inte längre behövs, där du återkallar ett samtycke eller motsätter dig en behandling där ditt intresse väger tyngre än vårt)

• Rätt till invändning (mot behandling som baseras på en intresseavvägning)

• Rätt till begränsning (t.ex. i väntan på ett beslut)

• Rätt till portabilitet (när du under vissa förutsättningar vill flytta uppgifter till en annan aktör)

• Rätt att klaga till tillsynsmyndighet

Kontaktuppgifter personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud

Personuppgiftsansvarig ansvarar för den behandling som sker av dina personuppgifter Det finns flera bolag inom FG Nordic Group. Denna policy gäller för samtliga bolag, men beroende av vilken relation som behandlingen rör är personuppgiftsansvarig antingen:

1) FG Nordic AB, 556655-9653, Ögärdesvägen 17, 433 30 Partille. 

2) SKiAB Svensk Kylimport AB, 556502-1523, Ögärdesvägen 17, 433 30 

Cristian Hedström är dataskyddsombud för FGN. Dataskyddsombudet har inom ramen för FGN:s verksamhet följande arbetsuppgifter i rollen som dataskyddsombud:

• Att informera och ge råd avseende behandlingen av personuppgifter;

• Att övervaka efterlevnaden av dataskyddsreglerna;

• Att samarbeta och fungera som kontaktperson för tillsynsmyndigheten.

 

Dataskyddsombud

Cristian Hedström

FG Nordic AB

Ögärdesvägen 17, SE-433 30 PARTILLE

Dir. +46 31 386 43 04

Tel: +46 31 336 65 30

E-mail: chedstrom@fgnordic.se

Hemsida: www.fgnordic.se